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Rechnungen: Pflichtangaben im Überblick
 
Quelle: BVW-Aktuell (Ausgabe 139)

 
  • Die Angabe einer Steuernummer ist Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.
    Es kann gewählt werden, zwischen der finanzamtsbezogenen Steuernummer und einer vom Bundeszentralamt für Steuern erteilten Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
    Für Kleinbetragsrechnungen (bis 100 Euro) entfällt diese Pflicht.

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  • Name und Anschrift des leistenden und leistungsempfangenden Unternehmens müssen vollständig auf der Rechnung vermerkt sein.

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  • Umsatzsteuersatz sowie auf das Entgelt entfallender Umsatzsteuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung sind anzugeben.

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  • Umfang und Art der erbrachten Leistung bzw. Menge und Art der gelieferten Gegenstände sowie der Zeitpunkt der Leistungserbringung oder der Lieferung sind genau aufzuführen.

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  • Rechnungen müssen grundsätzlich fortlaufend nummeriert werden. Jede Nummer muss einmalig sein. Verschiedene Symbole zur Bildung von Rechnungskreisen sind erlaubt.

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  • Nach Steuersätzen oder einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt für die Leistung müssen vermerkt sein.

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  • Die Rechnung ist stets mit Ausstellungsdatum zu versehen.

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  • Wurden bereits (Teil-)Zahlungen vor der Rechnungsausstellung geleistet, ist der Zeitpunkt der Vereinnahmung dieser Gelder anzugeben.

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  • Bei Leistungen gegenüber einem Unternehmen oder einer juristischen Person ist die Erstellung der Rechnung verpflichtend. Sie muss auch dann ausgefertigt werden, wenn der Leistungsempfänger gar nicht darauf besteht. Dies gilt ebenso für Kleinunternehmer und für steuerfreie Leistungen.

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  • Vereinbarte Preisminderungen oder Erstattungen sind auf der Rechnung explizit auszuweisen.

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  • Rechnungen – egal ob selbst ausgestellt oder erhalten – müssen zehn Jahre lang im Inland aufbewahrt werden.

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  • Elektronische Rechnungen können im Gemeinschaftsgebiet aufbewahrt werden, wenn ein Online-Zugriff darauf möglich ist. Sie müssen eine qualifizierte elektronische Signatur aufweisen oder bei elektronischem Datenaustausch in einer Rechnung auf Papier zusammengefasst sein.
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