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Inhalt Fachbeitrag


 

Personalakte - Bedeutung und Inhalte
 
Quelle: BVW-Aktuell (Ausgabe 136)

 
Die Personalakte dokumentiert alles, was zum Arbeitsverhältnis gehört. Eine Personalakte ist jede Sammlung von schriftlichen Unterlagen über den Arbeitnehmer, unabhängig von der Form, dem Aufbewahrungsort oder dem Zeitpunkt der Erlangung der Unterlagen. Auch in der EDV gespeicherte und verarbeitete Daten zählen zur Personalakte.
 
Es gibt keine Verpflichtung, Personalakten anzulegen und zu führen. Aufzeichnungs-, Melde- und Abführungspflichten lassen sich aber damit leichter erfüllen. Die Daten jedes Arbeitnehmers liegen schnell, vollständig und auf dem neuesten Stand bereit. Werden Personalakten geführt, sind alle Unterlagen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers betreffen, darin aufzunehmen. Aus der Personalakte soll sich ein klares, umfassendes Bild der Persönlichkeit des Arbeitnehmers ergeben.
 
Mit einer gut geführten Personalakte hat der Arbeitgeber eine Informationsquelle für personelle Entscheidungen, z. B.:
  • Rechtzeitige und mitarbeitergerechte Planung und Steuerung der beruflichen Entwicklung
  • Schnelle Abschätzung der richtigen arbeitsrechtlichen Konsequenzen bei einem Fehlverhalten des Arbeitnehmers, da das bisherige Verhalten vollständig aus der Personalakte hervorgeht
  • Rasche Beurteilung der bisherigen Leistungen, des betrieblichen Verhaltens, der Fehlzeiten

Verwahrung
 
Personalakten sind sorgfältig zu verwahren. Die in ihr enthaltenen Informationen sind vertraulich zu behandeln, insbesondere durch die mit der Personalsachbearbeitung beauftragten Mitarbeiter. Der Kreis der mit den Personalakten befassten Mitarbeiter sollte möglichst eng gehalten werden.
 
Um das Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers zu schützen, sollte der Inhalt der Personalakte nur dem Arbeitgeber, dem betroffenen Arbeitnehmer und den Mitarbeitern bekannt sein, die die Personalakte oder Teile ihres Inhaltes zur Arbeitsausführung benötigen.
 
Diese Mitarbeiter

  • müssen absolutes Stillschweigen bewahren
  • dürfen Auskünfte über den Inhalt der Personalakte nur dem betreffenden Arbeitnehmer selbst erteilen
  • müssen Personalakten immer unter Verschluss halten. Diese dürfen nur zur Erledigung gerade anfallender Arbeiten herangezogen werden und sind unmittelbar danach wieder zu verschließen
  • sollen die Bildschirme so stellen, dass kein Unbefugter Einblick nehmen kann
  • sollen Unterlagen ggf. abdecken, um die Einsicht unbefugter Arbeitnehmer zu verhindern
  • müssen das Bundesdatenschutzgesetz beachten
Einsichtnahme
 
Einsicht nehmen in die Personalakte darf
  • der Arbeitnehmer selbst (§ 83 BetrVG), ohne dass er hierfür einen Grund benötigt (allgemeines Einsichtsrecht; auf das Bestehen eines Betriebsrates kommt es nicht an).
    Der Arbeitgeber kann bestimmen, dass Einsicht in die Personalakte nur im Beisein einer hierzu beauftragten Person genommen werden kann. Der Arbeitnehmer darf sich Notizen über den Inhalt der Akte machen oder auf seine Kosten Kopien anfertigen. Er darf nicht in die in der Personalakte enthaltenen Unterlagen schreiben oder Unterlagen in sonstiger Weise verändern oder entnehmen. Er darf schriftliche Erklärungen zum Inhalt der Akte oder zu bestimmten Unterlagen abgeben. Er kann aber kein von ihm verfasstes Inhaltsverzeichnis beifügen
  • der Arbeitgeber
  • die vom Arbeitgeber mit der Führung der Personalakte betrauten Personen (s. o.)
  • ein Mitglied des Betriebsrates, das der Arbeitnehmer zur Einsicht hinzugezogen hat
    (§ 83 BetrVG)
  • der Fach- oder Disziplinarvorgesetzte des Arbeitnehmers, wenn er hierzu ermächtigt, mit der Führung der Personalakte betraut oder die Einsichtnahme zur Ausführung der Führungsfunktion und der damit verbundenen Aufgaben erforderlich ist
Keine Einsicht nehmen dürfen
  • Kollegen des Arbeitnehmers
  • der Betriebsrat, wenn er nicht vom Arbeitnehmer hinzugezogen worden ist
  • Mitarbeiter, die nicht mit der Führung der Personalakte betraut sind, auch wenn sie Personaldaten bearbeiten
  • Dritte außerhalb des Unternehmens, auch wenn der Arbeitnehmer hiermit einverstanden ist oder der Dritte aufgrund gesetzlicher Vorschriften Daten über den Arbeitnehmer erfährt (z. B. Krankenkasse)
  • Datenschutzbeauftragte oder Betriebsärzte

Berichtigungsanspruch
 
Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass unrichtige Unterlagen aus der Personalakte entfernt oder richtig gestellt werden (BAG-Urteil vom 30.01.1979, AZ 1 AZR 342/76). Von diesem Berichtigungsrecht machen Arbeitnehmer bei einer Abmahnung oder einer sonstigen Eintragung über vertragswidriges Verhalten Gebrauch, wenn sie diese für unrichtig halten. Der Arbeitnehmer kann die Entfernung derartiger Unterlagen nur verlangen, wenn der in der Personalakte gemachte Vorwurf ungerechtfertigt ist. Dies muss er im Streitfall in einem arbeitsgerichtlichen Verfahren feststellen lassen.
 
In allen anderen Fällen kann der Arbeitnehmer eine eigene Stellungnahme zu dem entsprechenden Dokument abgeben. Ist die Richtigkeit eines Dokuments nicht feststellbar, kann der Arbeitnehmer auf die Abgabe einer Gegendarstellung verwiesen werden. Wird der Arbeitnehmer durch die „zweifelhafte“ Unterlage in seiner Persönlichkeit beeinträchtigt, kann der Arbeitgeber verpflichtet sein, eine Klarstellung herbeizuführen, die Unterlage abzuändern oder zu entfernen.
 
Unterlagen, die richtig sind, deren Inhalt für den Arbeitnehmer aber nachteilig ist, sollen oftmals nach einiger Zeit auf Wunsch des Arbeitnehmers entfernt werden. Ob eine Verpflichtung des Arbeitgebers besteht, diesem Wunsch nachzukommen ist bislang von den Gerichten noch nicht entschieden. Es kann allerdings Regelungen hierzu in dem anzuwendenden Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung geben. Im Übrigen gibt es keine festgelegten Fristen, wann Unterlagen aus der Personalakte zu entfernen sind.