Personalakte - Bedeutung und Inhalte
Quelle: BVW-Aktuell (Ausgabe 136)
Die Personalakte dokumentiert alles, was zum Arbeitsverhältnis
gehört. Eine Personalakte ist jede Sammlung
von schriftlichen Unterlagen über den Arbeitnehmer,
unabhängig von der Form, dem Aufbewahrungsort oder
dem Zeitpunkt der Erlangung der Unterlagen. Auch in
der EDV gespeicherte und verarbeitete Daten zählen
zur Personalakte.
Es gibt keine Verpflichtung, Personalakten anzulegen
und zu führen. Aufzeichnungs-, Melde- und Abführungspflichten
lassen sich aber damit leichter erfüllen. Die Daten jedes
Arbeitnehmers liegen schnell, vollständig
und auf dem neuesten Stand bereit. Werden Personalakten
geführt, sind alle Unterlagen, die die persönlichen
und dienstlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers
betreffen, darin aufzunehmen. Aus der Personalakte
soll sich ein klares, umfassendes Bild der Persönlichkeit
des Arbeitnehmers ergeben.
Mit einer gut geführten Personalakte hat der Arbeitgeber
eine Informationsquelle für personelle Entscheidungen,
z. B.:
Rechtzeitige und mitarbeitergerechte Planung und
Steuerung der beruflichen Entwicklung
Schnelle Abschätzung der richtigen arbeitsrechtlichen
Konsequenzen bei einem Fehlverhalten des
Arbeitnehmers, da das bisherige Verhalten vollständig
aus der Personalakte hervorgeht
Rasche Beurteilung der bisherigen Leistungen,
des betrieblichen Verhaltens, der Fehlzeiten
Verwahrung
Personalakten sind sorgfältig zu verwahren. Die in ihr
enthaltenen Informationen sind vertraulich zu behandeln,
insbesondere durch die mit der Personalsachbearbeitung
beauftragten Mitarbeiter. Der Kreis der mit
den Personalakten befassten Mitarbeiter sollte möglichst
eng gehalten werden.
Um das Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers zu
schützen, sollte der Inhalt der Personalakte nur dem
Arbeitgeber, dem betroffenen Arbeitnehmer und den
Mitarbeitern bekannt sein, die die Personalakte oder
Teile ihres Inhaltes zur Arbeitsausführung benötigen.
Diese Mitarbeiter
müssen absolutes Stillschweigen bewahren
dürfen Auskünfte über den Inhalt der Personalakte
nur dem betreffenden Arbeitnehmer selbst erteilen
müssen Personalakten immer unter Verschluss
halten. Diese dürfen nur zur Erledigung gerade
anfallender Arbeiten herangezogen werden und
sind unmittelbar danach wieder zu verschließen
sollen die Bildschirme so stellen, dass kein Unbefugter
Einblick nehmen kann
sollen Unterlagen ggf. abdecken, um die Einsicht
unbefugter Arbeitnehmer zu verhindern
müssen das Bundesdatenschutzgesetz beachten
Einsichtnahme
Einsicht nehmen in die Personalakte darf
der Arbeitnehmer selbst (§ 83 BetrVG), ohne
dass er hierfür einen Grund benötigt (allgemeines
Einsichtsrecht; auf das Bestehen eines Betriebsrates
kommt es nicht an). Der Arbeitgeber
kann bestimmen, dass Einsicht in die Personalakte
nur im Beisein einer hierzu beauftragten Person
genommen werden kann. Der Arbeitnehmer darf
sich Notizen über den Inhalt der Akte machen
oder auf seine Kosten Kopien anfertigen. Er darf
nicht in die in der Personalakte enthaltenen Unterlagen
schreiben oder Unterlagen in sonstiger Weise
verändern oder entnehmen. Er darf schriftliche
Erklärungen zum Inhalt der Akte oder zu bestimmten
Unterlagen abgeben. Er kann aber kein von
ihm verfasstes Inhaltsverzeichnis beifügen
der Arbeitgeber
die vom Arbeitgeber mit der Führung der Personalakte
betrauten Personen (s. o.)
ein Mitglied des Betriebsrates, das der Arbeitnehmer
zur Einsicht hinzugezogen hat (§ 83 BetrVG)
der Fach- oder Disziplinarvorgesetzte des Arbeitnehmers,
wenn er hierzu ermächtigt, mit der Führung
der Personalakte betraut oder die Einsichtnahme
zur Ausführung der Führungsfunktion und
der damit verbundenen Aufgaben erforderlich ist
Keine Einsicht nehmen dürfen
Kollegen des Arbeitnehmers
der Betriebsrat, wenn er nicht vom Arbeitnehmer
hinzugezogen worden ist
Mitarbeiter, die nicht mit der Führung der Personalakte
betraut sind, auch wenn sie Personaldaten bearbeiten
Dritte außerhalb des Unternehmens, auch wenn der
Arbeitnehmer hiermit einverstanden ist oder der
Dritte aufgrund gesetzlicher Vorschriften Daten
über den Arbeitnehmer erfährt (z. B. Krankenkasse)
Datenschutzbeauftragte oder Betriebsärzte
Berichtigungsanspruch
Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass unrichtige Unterlagen
aus der Personalakte entfernt oder richtig gestellt
werden (BAG-Urteil vom 30.01.1979, AZ 1 AZR
342/76). Von diesem Berichtigungsrecht machen Arbeitnehmer
bei einer Abmahnung oder einer sonstigen
Eintragung über vertragswidriges Verhalten Gebrauch,
wenn sie diese für unrichtig halten. Der Arbeitnehmer
kann die Entfernung derartiger Unterlagen nur verlangen,
wenn der in der Personalakte gemachte Vorwurf
ungerechtfertigt ist. Dies muss er im Streitfall in einem
arbeitsgerichtlichen Verfahren feststellen lassen.
In allen anderen Fällen kann der Arbeitnehmer eine
eigene Stellungnahme zu dem entsprechenden Dokument
abgeben. Ist die Richtigkeit eines Dokuments
nicht feststellbar, kann der Arbeitnehmer auf die Abgabe
einer Gegendarstellung verwiesen werden. Wird der
Arbeitnehmer durch die „zweifelhafte“ Unterlage in seiner
Persönlichkeit beeinträchtigt, kann der Arbeitgeber
verpflichtet sein, eine Klarstellung herbeizuführen, die
Unterlage abzuändern oder zu entfernen.
Unterlagen, die richtig sind, deren Inhalt für den Arbeitnehmer
aber nachteilig ist, sollen oftmals nach einiger
Zeit auf Wunsch des Arbeitnehmers entfernt werden.
Ob eine Verpflichtung des Arbeitgebers besteht, diesem
Wunsch nachzukommen ist bislang von den Gerichten
noch nicht entschieden. Es kann allerdings Regelungen
hierzu in dem anzuwendenden Tarifvertrag oder in einer
Betriebsvereinbarung geben. Im Übrigen gibt es keine
festgelegten Fristen, wann Unterlagen aus der Personalakte
zu entfernen sind.
