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Internationale KMU-Kooperationen:

Den internationalen Kooperationsprozess
zwischen KMU effizient entwickeln

 
Von: Prof. Dr. Eberhard Drechsel

 
Bei einer internationalen Kooperation werden Kernkompetenzen und Ressourcen der jeweils beteiligten KMU aus verschiednen Ländern synergetisch mit einer ganz bestimmten Zielrichtung zusammengeführt. Dies ist ein sehr komplexer Prozess, in dem sich ökonomische, politische, interkulturelle, psychologische, rechtliche u. a. Aspekte mit den betrieblichen Belangen unterschiedlicher Unternehmen auf ganz bestimmte Weise verbinden. Unsere Erfahrungen bestätigen, dass jede gelungene Kooperation in der Regel inhaltlich und organisatorisch eine innovative und originäre Leistung der beteiligten Unternehmen darstellt. Dabei wurde in den Unternehmen oft dazu ein zweckmäßiges Kooperationsmanagement entwickelt.
 
Bei aller Unterschiedlichkeit der vielen Wege und Formen zur Kooperation, ihrer Führung und Organisation gibt es dennoch einige typische nacheinander ablaufende Phasen, die sich zum Teil überlagern, mit entsprechenden Entwicklungsaufgaben sowie wichtige Querschnittsaufgaben, die mehr oder weniger bei allen Kooperationsgründungen prozessual auf jeweils geeignete Weise zu bewältigen sind. Das komplexe Wissen darüber wird umfangreich im Internet dargestellt.
 
Bei der Beratung der Unternehmen zur Gestaltung des Kooperationsprozesses sind in den jeweiligen Phasen insbesondere folgende Aufgaben zu bewältigen, die vereinfacht wie folgt dargestellt werden können:
 
Die Gestaltung einer grenzüberschreitenden Kooperation
 
 
Vorbereitung

Strategiephase

Anbahnung


Initiierungsphase / Verhandlungsphase

Umsetzung

Betriebsphase
Schwerpunkte:
außenwirtschaftliche Strategie
Partnersuche
Partnerauswahl
Kooperationsvertrag
Gründungsprozess
Organisation
Geschäftsführung
Inhaltliche Aufgaben:
Check zu Kooperationsfähigkeit
Zielbestimmung für Kooperation
Alternativen
Projektangebot
Kooperationsfelder
Kommunikation
Personal / Investitionen
Know-how-Transfer
Gestaltung
Anlauf

 

   Interkulturelle Zusammenarbeit - Vertrauensbildende Maßnahmen   
Überprüfung der Grundsätze der Kooperation
Informationsstrategie / IT-Verbindungen
Ständige Risikoanalyse
Finanzierung / Förderung
Koordinierung der Zusammenarbeit
Qualifizierung des Kooperationsmanagements


 

 
Vorbereitung einer internationalen Kooperation
 
Die Vorbereitung auf eine internationale Kooperation ist oft entscheidend für den Erfolg der Gründung und umfasst vor allem solche Aufgaben wie die Analyse der eigenen Kooperationsvoraussetzungen und Potenziale, die Erarbeitung eines Kooperationsangebotes (Produkte, Dienstleistungen) und die Festlegung der Ziele für die künftige Kooperation (Markteinstieg, Kostensenkung, Produktionserweiterung u. a.) Des Weiteren sind die Richtung der Kooperation (horizontal, vertikal), die Bereiche der Kooperation (Zulieferung, gemeinsame Produktion, Absatz, Technologie-Transfer u. ä.) sowie die mögliche juristische Form (Joint-Venture, gemeinsame Absatzorganisation u. a.) für eine solche Kooperation zu bestimmen. Nicht zuletzt ist eine Übersicht über die Zeiträume für den Aufbau einer Kooperation und mögliche Kosten und Investitionen, die bereitgestellt werden können, zu erarbeiten sowie das Anforderungsprofil an einen möglichen Kooperationspartner.
 
Zu den besonders neuralgischen Punkten bei der Vorbereitung gehören
  • Die Analyse des Unternehmers und des Unternehmens über deren Kooperationsbereitschaft und -fähigkeit. Hierfür gibt es verschiedene Methoden und Verfahren. Diese Fähigkeit wird nach unseren Erfahrungen oft überschätzt. Wir benutzen ein über Jahre erprobtes computergestütztes Expertensystem, über welches wir den Grad der Kooperationsfähigkeit eines Unternehmers fast exakt einschätzen können. Aus diesem Wissen werden gegebenenfalls Maßnahmen für die Stärkung dieser Fähigkeit abgeleitet, wie auch manchmal der Vorschlag begründet, den Kooperationsgedanken vorläufig nicht weiter zu verfolgen.
     
    In die Analyse sind auch solche Fragen einzubeziehen: Welche Unternehmenskultur herrscht im Unternehmen, ist der Führungsstil und das Engagement des Unternehmers sowie der Führungskräfte einschließlich ihres Qualifizierungsstands für eine grenzüberschreitende Kooperation tragfähig, was ist über Qualifizierungsmaßnahmen zu verändern? Diese Analyse dient zunächst der strategische Ausrichtung und Zielsetzung des eigenen Unternehmens für die einzugehende Kooperation mit einem anderen Partner. Zudem werden damit zugleich erste Anforderungen an das Profil des möglichen Partners festgelegt.

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  • Die Klärung der Geschäftsfelder (F&E, Produktion, Zulieferung, Absatz u. a.), auf denen mit einem ausländischen Partner in einem bestimmten Land mit einem bestimmten Effekt (Markterweiterung, Kostensenkung, Erweiterung der Produktionspalette) zusammengearbeitet werden soll. Diese Fragen zu beantworten verlangen eine tiefere Kenntnis der wirtschaftlichen Lage und der Marktkräfte in dem ausgewählten Land des Kooperationspartners. Dies geht kaum ohne sachkundige Beratung. Damit werden zugleich die möglichen Formen der Kooperation berührt.
     
    Unsere Erfahrungen besagen, dass zum einen Produkte und Dienstleistungen für den konkreten Markt vielfach angepasst und z. T. auch bestimmte Maschinen und Ausrüstungen beigestellt werden müssen. Zum anderen entstehen durch einen Partner in der Regel auch weitere zusätzliche Anregungen und innovative Überlegungen für Kooperationsfelder und die Art und Weise der Zusammenarbeit, die bisher weniger bedacht wurden, aber für die Gestaltung wesentlich werden können.
     
    Es ist festzustellen, dass deutsche KMU darauf vielfach wenig eingestellt sind, weil sie zunächst ein bestimmtes Konzept realisieren möchten. Dennoch dürfen die eigenen Konzepte von vornherein nicht zu starr gesehen werden sondern stets auch eine flexible und iterative Veränderung und Umsetzung vorsehen.

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  • Die Bestimmung des Profils des möglichen Partners, der Wege seiner Suche und seiner Auswahl bis hin zu Kontaktaufnahme. Es sind die Anforderungen hinsichtlich der Eigenschaften und Qualitäten an den zu suchenden Partner festzulegen, aber auch Alternativen festzuhalten, weil in der Regel der ideale Partner – wie die Praxis belegt - nicht zu finden ist. Wichtige Kriterien für die Suche und Auswahl sind hier die Firmenphilosophie des Partners, seine Produktions- und Absatzpotentiale, die Größenverhältnisse der Firma, die Art des Denkens, seine Managementerfahrungen am Markt u.ä. Diese Anforderungskriterien sind auch die Vergleichsmaßstäbe für die Auswahl aus mehreren Interessenten.

 
Anbahnung von Kooperationen
 
Nach den Vorarbeiten kann die Anbahnung zur Gewinnung von ausländischen Kooperationspartnern initiiert werden. Dafür gibt es vielfältige Möglichkeiten und Netzwerke. Diese Anbahnung funktioniert am besten durch persönliche Kontakte des Unternehmers bzw. über Unternehmensnetzwerke oder Netzwerke der Unternehmensberater, die dafür spezialisiert sind und die Risiken mit tragen. Suchhilfen wie Internetplattformen, Informationen und einschlägige Börsen, Messenbesuche, Auslandsvertretungen u. a. können dafür ebenfalls sinnvoll genutzt werden.
 
Letztlich muss aber jedes Unternehmen selbst, gegebenenfalls auch mit Hilfe seines Beraters tätig werden und den ausgewählten Kandidaten sehr sorgfältig unter die Lupe nehmen. Vor allem ist zu sondieren, wie vertrauenswürdig der potentielle Partner ist. Denn mit den Kooperationsgesprächen werden auch Kooperationsideen und eigenen Geschäftsabsichten offengelegt.
 
Spätestens mit Beginn des Suchprozesses gewinnen vertrauensbildende Maßnahmen des Initiators eine entscheidende Bedeutung für den Verlauf des Gesamtprozesses. Diese bleiben eine dauernde Aufgabe im Kooperationsprozess, weil ohne Vertrauen nichts bewegt werden kann. Dazu gehören auch solche Verhalten und Maßnahmen, die Vertrauen schaffen helfen, wie z. B. offen sein für die Meinung des potenziellen Partners, regelmäßige Treffen und Kontaktpflege auch mit den Familien, Verständnis für mentale Besonderheiten des Partners, Eingestehen von Fehleinschätzungen, diskrete Behandlung von besonderen Wünschen des Partners u. ä.
 
Um soweit wie möglich Missverständnissen, Unstimmigkeiten oder Störungen vorzubeugen ist darauf zu achten, dass
  • die Absprachen hinsichtlich Termin und Inhalt eingehalten und
  • offene Fragen fair genannt werden sowie
  • für den Partner mit gedacht wird und vor allem
  • für eine regelmäßige Kommunikation und Information gesorgt wird
Dies verlangt eine interkulturelle Kommunikationsfähigkeit beider Partner. Es sind - neben einer verständlichen Übersetzung - die kulturellen und mentalen Unterschiede im unternehmerischen Bereich zu beachten, wie Arbeitsethik, Führungs- und Kommunikationsstil, Problemlösungsverhalten und Denkmuster, Argumentations-verhalten und nicht zuletzt Sitten und Gebräuche des Partners und des Landes des Partners.
 
Unsere Erfahrungen bestätigen, dass der „Wunsch“-Partner in einer vertretbaren Zeit nur sehr selten gefunden wird, dafür aber „andere“ durchaus geeignete Partner gewonnen werden können, wenn die Vertrauensbildung stimmt und wenn man die notwendige Kompromissbereitschaft mitbringt.
 
Neben der Auswahl der Partner werden dann die Gespräche je nach Zielrichtung über Inhalt, Form, Führung und Wirtschaftlichkeit der beabsichtigten Partnerschaft geführt. Es hat sich bewährt, dass der deutsche Partner zunächst einen Entwurf für die Partnerschaft vorstellt, über die dann ausführlich und zeitlich nicht zu eng begrenzt diskutiert werden kann. In diese Diskussion fließen dann andererseits auch die Vorstellungen des anderen Partners ein. Erst daraus wird in der Regel das eigentliche, abgestimmte Kooperationsprojekt entstehen und ein Kooperationsvertrag geschlossen werden können.
 
Unsere Erfahrungen bestätigen, dass um die technischen Probleme der Kooperation relativ schnell Einigkeit erzielt wird. Immer wieder werden Fragen der Vertrauensbildung berührt. Oftmals werden infolge der Interkulturalität des Projektes für die Beseitigung von Mißverständnisssen Berater notwendig, die das Vertrauen beider Seiten besitzen, sowie die Fähigkeit interkulturelle Missverständnisse aufzuklären und für beide Seiten tragbare Lösungen zu erarbeiten. Nach unseren Erfahrungen kann bis zum Abschluss eines solchen Kooperationsvertrages durchaus ein Zeitrahmen von ca. 1 bis 1 ½ Jahren notwendig werden.
 
Querschnittsaufgaben
 
Die im Überblick genanten Querschnittsaufgaben können direkt keiner Phase zugeordnet werden, sondern sind übergreifend und permanent in den Fokus der Führung zu etablieren. Diese Aufgaben sind immer wieder durch die Erfahrungen aus dem laufenden Kooperationsprozess inhaltlich und organisatorisch zu ergänzen und zu präzisieren.
 
Für KMU ist dabei besonders zu beachten, dass ein solcher Kooperationsprozess über Ländergrenzen hinweg einen zusätzlichen Koordinierungsaufwand erfordert, der je nach Größe des Projektes recht beachtlich sein kann. Diesen kann ein KMU in der Regel nicht ohne den Aufbau eines eigenen Kooperationsmanagements im Unternehmen und beratende Unterstützung bewältigen.
 

 
Zu Voraussetzungen für erfolgreiche Auslandskooperationen siehe auch:
Auslandskooperationen für KMU optimieren

 
Prof. Dr. Eberhard Drechsel