Forderungsmanagement professionalisieren -
Außenstände verringern
 
Quelle: BVW-Aktuell (Ausgabe 139)

Rund 60 % aller deutschen Unternehmen leiden an Liquiditätsengpässen infolge von massiven Außenständen. Durch undurchsichtige Umfirmierungen und Sitzverlegungen geht gerade dem Finanzcontrolling in kleinen und mittleren Unternehmen beim Eintreiben von Rechnungen viel Geld verloren. Denn leider gehört die Zahlung "bar auf die Hand" und die vertrauensvolle Abwicklung von Geschäften per Handschlag schon lange der Vergangenheit an. Wer heute eine Dienstleistung erbringt oder eine Ware liefert, gewährt seinem Kunden oder Mandanten Zahlungsaufschub und damit einen Lieferantenkredit. Aber viele Unternehmer handeln nicht wie professionelle Kreditgeber und sind sich nicht aller Risiken bewusst, die Geschäfte auf Rechnung mit sich bringen. So zählen mangelnde Bonitätsinformationen über Vertragspartner zu den häufigsten Ursachen für spätere Fehlbeträge in den Kassen der Unternehmer. Bereits bei der Abgabe eines Angebotes, spätestens aber vor Abschluss einen Vertrages sollte daher die Zahlungsfähigkeit des Kunden genauer unter die Lupe genommen werden.
 
Auf Herz und Nieren prüfen
 
Ein gängiger Weg: Im Zweifelsfall lässt man die Bonität des Kunden oder Mandanten von einer Wirtschaftsauskunftei überprüfen. Hier erfährt man neben der korrekten Firmierung – die relevant für die Rechnungsstellung ist – auch Details über Gesellschafter, Größe des Betriebes, bis hin zur Jahresbilanz. Bonitätsauskünfte sind jedoch oft wenig aussagekräftig, da sie nicht selten auf Selbstauskünften beruhen, welche die Auskunfteien beim betreffenden Unternehmen einholen. Ob eine Firma etwa eine AG oder eine GmbH ist, ist in Zeiten von GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) nicht unwichtig. Hinter diesem "Begriffsungetüm" verbirgt sich die digitale Betriebsprüfung: Seit Januar 2002 hat die Finanzverwaltung weitgehende Zugriffsrechte auf die Datenverarbeitungs-Systeme von Firmen. Ein Betriebsprüfer kann Unternehmenskennzahlen unter Zuhilfenahme von Prüfungssoftware analysieren. Unter anderem auch deswegen ist eine genaue Firmierung vorgeschrieben, da sonst beim Import und der automatischen Analyse der Daten Fehler in der Rechnungszuweisung auftreten können.
 
Bei juristischen Personen und im Handelsregister eingetragenen Kaufleuten gibt auch die Bank Auskunft und bei spezialisierten Auskunfteien erhalten Vertragspartner Informationen über Zahlungsunfähigkeit oder -unwilligkeit und vorliegende Mahn- und Vollstreckungsbescheide von Privatpersonen. Hier belaufen sich die Kosten für die Bonitätsprüfung je nach Anfragevolumen zwischen 5 und ca. 30 Euro. Der Nachteil: Im Einzelfall muss man bereits im Vorfeld alle persönlichen Adressdaten des zu überprüfenden kennen.
 
Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser
 
Dagegen bieten Wirtschaftsdatenbanken online oder auf CD-ROM den Vorteil, dass Unternehmen routinemäßig alle Kunden oder Mandanten nach schwarzen Schafen durchscannen können. Zusätzlich wird die betriebsinterne Adressverwaltung regelmäßig bereinigt und qualifiziert, damit Rechnungen und Mahnbescheide ohne Formfehler richtig ankommen. Des Weiteren erfährt man auf diese Weise Details über potenzielle Kunden und Mandanten. Rund 50.000 selektierbare Firmenbewegungen und Handelsregister-Veränderungen lassen sich monatlich im Schnitt bundesweit verfolgen. Neben Insolvenzen und Sitzverlegungen beleuchten Datenbanken Bewegungen wie Rechtsformänderungen, Entscheiderwechsel, Eintrittsdaten von Personen aus der Führungsebene sowie Neugründungen, Firmenbeteiligungen oder Verflechtungen.
 
Frühwarnsysteme
 
Achten sollten Unternehmen auf Warnsignale, die auf beginnende Liquiditätsengpässe beim Kunden hinweisen, so etwa die Änderung der Zahlungsweise und häufig wechselnde Bankverbindungen. Wer nimmt das angebotene Skonto in Anspruch? Wer überschreitet häufiger das Zahlungsziel? Bei wem wechselt häufig die Anschrift oder die Bankverbindung? Ein unbedingtes Muss sind feste Kreditrahmen und Zahlungsziele.
 
Idealerweise entwickelt man einen Kennerblick für die ersten Anzeichen von Kreditrisiken. Aktuelle Untersuchungen ergaben, dass erhöhte Wachsamkeit geboten ist, wenn in einem Unternehmen der Geschäftsführer austritt und die gleichnamige Ehefrau eintritt – oder umgekehrt. Gar nicht so selten folgt darauf in einigen Monaten die Insolvenz. Ähnlich verhält es sich bei Betrieben, die ihren Sitz in einen anderen Registergerichtsbezirk verlegen, gleichzeitig umfirmieren und die Geschäftsführer wechseln, um sich so etwaigen Forderungen zu entziehen.
 
Seit 2002 gibt es das Gesetz zur Beschleunigung fälliger Zahlungen. Es besagt unter anderem, dass der Schuldner auch ohne ausdrückliche Mahnung 30 Tage nach Erhalt der Rechnung bzw. 30 Tage nach dem genannten Fälligkeitsdatum automatisch in Verzug kommt und dann z. B. Verzugszinsen in Höhe von 5 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz der EZB in Rechnung gestellt werden können. Bleibt auch nach der zweiten Mahnung eine Reaktion des Schuldners aus, hilft häufig ein direktes klärendes Gespräch – bevor ein Inkassobüro, ein gerichtlicher Mahnbescheid oder ein Anwalt ins Spiel kommen.
 
Grundsätzlich gilt:
 
Vermeiden Sie ungenaue Liefer- und Zahlungsbedingungen. Geben Sie Ihren Kunden keinen Anlass, Nachlässe zu verlangen oder Rechnungen zu kürzen. Regeln Sie deshalb vor allem folgende Aspekte unmissverständlich in den Liefer- und Zahlungsbedingungen:
 

Umfang der Leistung

Abwicklung der Leistung

Preis inklusive aller Bestandteile

Fälligkeitstermin der Zahlung

Treffen Sie diese Vereinbarungen schriftlich und bestätigen Sie etwaige mündliche Zusatzvereinbarungen ebenfalls schriftlich. Das zeigt, dass Sie um eine korrekte Abwicklung Ihrer Geschäftsbeziehungen bemüht sind.
 
Rechnungen sollten zeitnah nach der Lieferung / Leistung ausgestellt werden. Lassen Sie dem Kunden ab Erhalt der Rechnung sieben bis zehn Tage Zeit zum Zahlen. Entsprechend sollte immer das Fälligkeitsdatum angegeben werden. Das ist psychologisch wirkungsvoller als allgemeine Formulierungen wie "zahlbar innnerhalb von zehn Tagen". Ein weiterer Vorteil der Datumsregelung: Ab dem Fälligkeitsdatum ist ein Nichtzahler automatisch in Verzug. Ab diesem Datum könnten Verzugszinsen berechnet werden.
 
Prüfen Sie genau, ob die Rechnung die umsatzsteuerrechtlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthält. Oftmals werden formale Fehler in Rechnungen gerne zum Vorwand für Zahlungsverzögerungen genommen.
 
Wichtig ist, durch Skonti entsprechende Anreize zu schaffen, schneller zu zahlen. üblich sind zwei bis drei Prozent Skonto bei Zahlung innerhalb von acht bis vierzehn Tagen. Wenn richtig kalkuliert wird, verliert man durch Skontogewährung nichts.
 
Ratsam ist es, sich Einzugsermächtigungen von Dauermandanten oder -kunden einzuholen. Leisten Sie überzeugungsarbeit, dass eine Einzugsermächtigung bequem und sicher ist.
 
Die lästige Überwachung der Zahlungstermine entfällt, Mahn- und Verzugszinsen können gar nicht erst entstehen. Etwaige unberechtigte Abbuchungen können ohnehin innerhalb von sechs Wochen rückgängig gemacht werden.